Всего за 54.99 руб. Купить полную версию
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" (Приложение 11).
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 9) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) (Приложение 9-а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС) и трудовую книжку работника.
При оформлении всех видов поощрений , кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме ______ руб. _____ коп.".
В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника (ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с п. "б" ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников - 75 лет (ст. 337 Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343 Перечня). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения один год (ст. 7 Перечня).
1.4. Личные дела: есть ли в них необходимость
На наш взгляд, есть. Каждый кадровик должен знать, кто работает в его организации. Личные дела - это досье на работника в хорошем смысле этого слова.
Указания на ведение личных дел нигде нет, поэтому данная процедура - дело добровольное и, на наш взгляд, очень нужное.
Если быть точным, упоминание о личном деле все же есть в Федеральном законе "О государственной гражданской службе РФ" в ч. 3, 4 ст. 42 и в Указе Президента от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (в ред. от 30 мая 2005 г.).
Итак, формируем дело.
Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов можно использовать вышеназванные Закон и Указ, соблюдать правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, вышеупомянутым ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (далее - Перечень)).
Рекомендуется в личное дело включать такие документы, как:
1) внутренняя опись документов дела;
2) личный листок (анкета) по учету кадров;
3) дополнение к личному листку по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании;
6) характеристики и рекомендательные письма;
7) личные заявления работника;
8) трудовой договор;
9) копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
10) аттестационные листы;
11) отзывы должностных лиц о работнике;
12) справки о состоянии здоровья;
13) фотографии;
14) другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
15) лист - заверитель дела [1] .
Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов, наименовании и количестве листов в деле. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.
Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить личный листок по учету кадров. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника, которая составляется кадровиком. Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое значение. Представление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения.
Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку представленных работником в анкете сведений.
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.
Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо установить целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в п. 1 ст. 86 ТК РФ.
Можно предположить, что личная карточка работника также является составляющей личного дела.
На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется форма Т-2 "Личная карточка работника" (Приложение 6).
Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит определенные сведения.
1. Общие сведения - это фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, наименование образовательного учреждения, специальность по диплому, стаж работы, семейное положение, состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи), серия, номер паспорта, кем выдан, дата его выдачи, домашний адрес и телефон.
Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информация о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).
При заполнении пункта "Знание иностранного языка" указывается степень владения языком: "владею свободно", "читаю и могу объясняться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
2. Сведения о воинском учете.
Основными документами, на основании которых заполняется этот раздел, являются: военный билет (или временное удостоверение) - на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе: 1) п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не оформляется;
2) п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения;
3) п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр);
4) п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";