Всего за 109 руб. Купить полную версию
Эти правила возлагают на закупщика дополнительную порцию нечеловеческой нагрузки. Чуть что, сразу слышишь: «Это твои поставщики до сих пор не прислали оригинал счета-фактуры!», «Это ты не потребовал с и. о. директора фирмы-поставщика доверенность на право подписи договоров» или «Это твой поставщик снова неправильно указал НДС на транспортные услуги!» и т. д., и т. п.
Если бы вы только знали, сколько времени и сил уходит на урегулирование всех этих мелких и формальных недоработок!
Лично я после двадцатого по счету объяснения очередному поставщику правил заполнения счетов-фактур нашла для себя простой выход: составила небольшую памятку о том, как правильно оформлять документы при работе с нашей компанией, и в дальнейшем отправляла ее каждому поставщику, с которым заключались договоры. Это был очень простой, но очень полезный документ, благодаря которому мне удалось сэкономить кучу времени. Выглядел он примерно так.
Уважаемый поставщик!
1. Форма счета-фактуры должна соответствовать требованиям ____________.
2. В графе «Адрес покупателя» должен быть указан наш юридический адрес:
3. В графе «Грузополучатель» должен быть указан один из следующих грузополучателей, в зависимости от конкретного адреса поставки: _______________.
4. В графе «Дополнительные условия» должен быть указан номер вагона или машины.
5. Накладная должна быть выполнена по форме «Торг-12».
6. В графе «Основание» должен быть указан номер действующего договора.
7. Документы должны быть переданы по факсу ____________ в день отгрузки товара.
8. Оригиналы документов должны быть отправлены по нашему почтовому адресу в течение 2 дней по факту получения нами товара сразу после уточнения фактически полученного количества и качества товара. Наш почтовый адрес: _____________________________________________________________.
Уточнить фактическое качество и количество товара можно по телефону ______, контактное лицо ______________ (Ф. И. О.)
9. Уточнить все другие интересующие Вас вопросы Вы можете у следующих сотрудников нашей компании:
по поводу оформления документов: ___________ (Ф. И. О.), телефон _______;
о произведенных в Ваш адрес платежах: ______________ (Ф. И. О.), телефон ________;
по поводу актов сверки, штрафов и просроченных задолженностей звоните _____________ (Ф. И. О.), телефон ________________.
Спасибо за сотрудничество.Если вам приходится по несколько раз в день объяснять одно и то же разным людям, отвечать разным поставщикам на одни и те же вопросы, не проще ли будет разработать небольшую инструкцию, которая
облегчит жизнь и вам, и вашим поставщикам?
У этой инструкции есть только один недостаток. Когда отправляешь ее кому-нибудь по факсу, а она плохо проходит, тут же перезванивает представитель поставщика и говорит: «Вы сейчас передавали нам факс, а он плохо прошел. Зачитайте мне, пожалуйста, вслух третью, седьмую, восьмую и двенадцатую строчки, я их впишу».
И вот тогда у вас есть реальный шанс наконец-то проверить, насколько вы терпеливый человек.
А вообще для того, чтобы минимизировать количество мелких проблем с оформлением документов поставщиками, такую инструкцию лучше включить в текст договора. Например, в специально добавленный пункт «Требования к оформлению документов».
Дополнительный сервис
Лучше это сделать сразу, на стадии заключения договора, поскольку, как показывает практика, большинство сказочных обещаний забывается поставщиком либо сразу после его подписания, либо на следующий день после поступления оплаты за товар на его расчетный счет.
Кстати, иногда, вписав в договор какое-нибудь опрометчиво данное поставщиком обещание, можно получить от него неожиданный сюрприз в виде явного недоумения или даже возмущения по поводу облечения его необдуманных устных обещаний в печатное слово юридического документа.
Один крупный производитель растительного масла предложил как-то предприятию, где я работала, заключить с ним годичный контракт на поставку. Вопрос решался со скрипом, поскольку масло товар, характеризующийся ярко выраженным сезонным колебанием цен. Когда осенью начинается сбор подсолнечника, цена на масло резко снижается вплоть до самого Нового года, поэтому мало кто рискует фиксировать цены на этот товар на весь год, тем более в период, когда масло продается по достаточно высоким ценам. В результате долгих и изнурительных переговоров поставщик согласился на пересмотр цены каждые 3 месяца, кроме того, в качестве дополнительного «бонуса» пообещал бесплатно поставлять антиокислитель в количестве, пропорциональном количеству поставляемого масла чтобы оно не прогоркло за время хранения.
Условия были вполне приемлемыми, поэтому закупочный комитет склонился к заключению сделки. Однако когда поставщик увидел, что в договор в качестве обязательства вписано его обещание поставлять бесплатный антиоксидант, он был несказанно возмущен. Мол, как же так? У нас договор на поставку масла, зачем вы это вписали в договор? Разве моего слова недостаточно?
Уважаемый, а почему вас так напугало придание официального статуса вашему обещанию? Разве у вас слова расходятся с делом?..