2 квадрат: Важно и не срочно
Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные. Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия от ее невыполнения. Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.
В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как: задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь.
Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не стали срочными. А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит. По аналогии из обычной жизни лучше своевременно делать профилактику
болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.
3 квадрат: Неважно, срочно
Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:
вынуждены прерываться с важных задач;
на фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.
Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным делом перезвоните.
Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.
4 квадрат неважно и не срочно
Но даже самые ненужные дела тоже можно разделить на 2 части:
1. Жизненная мелочь, такие дела все-таки имеют ценность, но только если вы сделали все остальные более важные задачи из 3 квадратов. А в чем же ценность? К примеру, разобрать завал на антресолях вроде мелочь, а приятно, или сменить подтекающий кран на кухне, укрепить стол, чтобы не шатался. В общем, такого рода задачи создают ваш уют, повышают настроение, поэтому до 4 квадрата нужно стараться добираться, чтобы жить более гармонично и полноценно.
Но если заниматься этими мелочами до того, как сделаны более важные задачи из прошлых 3 квадратов, то это не принесет должного удовлетворения.
2. Занятия фигней. Компьютерные игры, соц. сети, просмотр телевизора, алкоголь все это только отнимает драгоценное время. Многие скажут, но ведь это помогает отдохнуть? Да, бесспорно, любое занятие фигней расслабляет, но не так качественно как здоровый отдых. Компьютер, телевизор не могут передать таких сильных эмоций, тактильных чувств, запахов и других ощущений, как в реальной жизни. Так как компьютер и телевизор задействуют меньше органов чувств, то скорость восстановления, т. е. отдыха снижается. Алкоголь тоже неэффективный способ отдохнуть, т. к. помимо отрицательного влияния на здоровье, после такого отдыха в кавычках отходняк, головная боль и прочие неприятности.
В общем, все вредные привычки это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у каждого человека найдутся вредные привычки, т. к. борьба с ними требует времени, поэтому всю такую фигню, как компьютерные игры, телевизор, алкоголь и т. д. заносим в квадрат неважно и не срочно в самый низ списка дел.
Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида
Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:
А. Важно и срочно(красный);
Б. Важно и не срочно(зеленый);
В. Неважно и срочно(синий);
Г. Неважно и не срочно(белый).
Начинаем выполнение всех дел по алфавиту, т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А», не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не меняя порядка.
Напишите список дел на бумаге и напротив каждого пункта укажите букву(«А», «Б», «В», «Г» ) приоритет, тогда вам будет наглядно понятно, с чего начинать.
Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете
применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.
Как вы уже понимаете, суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.
Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.