Необходимо уяснить для себя приоритеты аудитории, чтобы лучше понять то, что она хочет услышать от вас. Поймайте менеджера, получившего выговор от шефа, потому что потерялась часть исходного текста программы, и вы найдете в его лице слушателя, который лучше воспринимает ваши идеи о централизованных БД данных исходных текстов. То, что вы говорите, должно быть уместным по времени и содержанию. Иногда для этого достаточно лишь задать вопрос типа: "Удобно ли сейчас поговорить о?"
What do you want them to learn? (Чему вы хотите их научить)What is their interest in what you have got to say? (Какова их заинтересованность в вашей речи?)
How sophisticated are they? (Насколько искушена ваша аудитория?)
How much detail do they want? (Насколько детальным должно быть выступление?)
Whom do you want to own the information? (Кто должен обладать информацией?)
How can you motivate them to listen to you? (Как мотивировать слушателей?)
Буквы оригинала складываются в слово «Wisdom» мудрость (англ.)
Акростих WISDOM о понимании аудитории
Однако следует помнить, что вы лишь одна половина коммуникационной транзакции. Если кто-нибудь говорит, что ему необходимо описать что-либо в одном абзаце, а вы видите, что это можно сделать лишь в объеме нескольких страниц, скажите ему об этом. Помните, этот вид отклика также является формой общения.
Многие разработчики (и их менеджеры) при подготовке письменных документов сосредоточены исключительно на содержании. Мы думаем, что это ошибочно. Любой шеф-повар скажет вам, что вы можете корпеть на кухне часами и затем обратить в прах все ваши усилия неправильной сервировкой стола.
Сегодня нет оправдания подготовке небрежных печатных материалов. Современные текстовые процессоры (наряду с настольными издательскими системами, такими как LaTeX и troff) могут печатать великолепные выходные документы. Вам необходимо выучить лишь несколько основных команд. Если ваш текстовый процессор поддерживает стили, используйте их. (Ваша фирма могла уже определить стили, которыми вы можете пользоваться). Выучите, как задаются верхние и нижние колонтитулы. В поисках идей стиля и макета, взгляните на образцы документов, включенные в текстовый процессор. Проверьте правописание, вначале автоматически и затем вручную. Ведь в право писании мокнут встретить си и такие ушиб кий, кто торты программа не смолит у ловить.
Вдохновляйте людей завязать беседу, задавая вопросы или заставляя их подытожить сказанное вами. Превратите собрание в диалог, и вы сможете выделить что-либо более эффективно. Может быть, вы почерпнете что-то и для себя.
Подсказка 10: Важно, что говорить и как говорить
Наши подсказки относительно электронной почты довольно просты:
Перед тем как щелкнуть мышкой на кнопке SEND (Отправить), тщательно проверьте текст.
Проверьте правописание.
Используйте простой формат. Некоторые люди читают сообщения электронной
почты, используя пропорциональные шрифты, так что картинки, которые вы старательно создавали при помощи символов ASCII, для них будут выглядеть так, как будто это писала "курица лапой".
Используйте форматы RTF или HTML, если вы точно знаете, что все получатели смогут прочесть послание. Простой текст универсален.
Старайтесь сводить цитирование к минимуму. Никто не любит получать назад свое собственное сообщение в 100 строк, снабженное пометкой "согласен".
Если вы цитируете сообщения других людей, убедитесь, что они атрибутированы, и цитируйте их в тексте (это лучше, чем вложение).
Не используйте обидных сообщений, если не хотите, чтобы позже они вернулись, лишив вас покоя.
Перед отправкой необходимо проверить список адресатов. Статья в недавнем номере "Уолл-стрит джорнэл" рассказывает о служащем, который взялся распространять критические высказывания о своем шефе по отделу, не подумав о том, что адрес шефа был включен в список рассылки.
Архивируйте и организуйте вашу электронную почту как получаемые, так и отсылаемые материалы.
Как обнаружили служащие фирм Microsoft и Netscape во время расследования Министерства юстиции США (1999 г.), электронная почта это бессмертно. Постарайтесь заботиться об электронной почте так, как вы заботитесь о любой написанной записке или отчете.
Команды прагматиков
В следующий раз, когда вам придется проводить презентацию или писать служебную записку, отстаивающую некую позицию, до начала работы воспользуйтесь акростихом WISDOM. Посмотрите, поможет ли это вам в представлении того, с чем вы выступаете. Если это возможно, поговорите со своей аудиторией после выступления, и посмотрите, насколько точной оказалась ваша оценка их потребностей.
Глава 2 Прагматический подход
В этой главе эти идеи и процессы сводятся воедино. Первые два раздела, "Пороки дублирования" и «Ортогональность», тесно связаны между собой. Первый предостерегает от дублирования знания в ваших системах, второй от растаскивания единого фрагмента знания по многим компонентам системы.