Сделать это можно по-разному. Начиная от краткого мини-семинара с каждым интервьюируемым сотрудником компании-заказчика и заканчивая просьбой издать распорядительный документ на уровне всей его компании. В котором будет четко регламентирован процесс взаимодействия между специалистами заказчика и исполнителя на период разработки требований к системе. Зависит от объема задач, их сложности, политической ситуации и т. п.
Конечно, не стоит кривить душой и говорить, что такие аудиозаписи не могут применяться в качестве инструмента давления. Могут. И более того, применяются. Однако прибегать к нему следует только в самых крайних случаях. Поскольку за этим всегда следует осложнение отношений между заказчиком и исполнителем. Но уж если случилось Если заказчик «на голубом глазу» заявляет, что-де он «такого не говорил, все это выдумки», обвиняет во всем исполнителя, вот тогда запись разговора, как некое вещественное доказательство, может оказаться вашей единственной защитой.
Не исключены случаи, когда люди действительно забывают, что они говорили несколько месяцев назад. В таком случае совместное прослушивание аудиозаписи поможет освежить в памяти старый разговор и исключить необходимость повторных согласований. К «давлению» это, конечно, не имеет никакого отношения.
Ясное понимание всеми членами рабочей группы целей создания информационной системы и важности проводимых мероприятий, четкое ориентирование на определенный конечный результат.
Рабочая группа должна разработать соглашения, определяющие:
полномочия членов группы;
шаблоны будущих документов;
порядок взаимодействия между заказчиком и исполнителем;
регламент согласования документов (включая состав согласующих и утверждающих лиц, временные ограничения на прохождение согласований).
Выделение одного или нескольких ответственных, в чьи функции будут входить:
координация взаимодействия специалистов исполнителя с членами рабочей группы;
решение потенциально возможных организационных и коммуникационных проблем;
визирование промежуточных результатов работы, а также согласование и утверждение конечного документа.
Своевременное предоставление (в оговоренный срок) ответов на вопросы специалистов исполнителя. Нарушение этого правила с большой долей вероятности приведет к простаиванию специалистов исполнителя, что скажется на общих сроках и стоимости.
Все рабочие встречи, обсуждения, совещания, а также телефонные переговоры должны записываться на диктофон.
Обязательное протоколирование совещаний (заседаний рабочей группы, встреч, телефонных переговоров), во время которых принимаются решения, носящие критически важный характер. Прочие протоколы носят опциональный характер и готовятся по мере возможности. В протокол вносится информация об участниках совещания, вопросах для обсуждения и решениях по указанным вопросам. Протоколу присваивается номер и проставляется дата составления. Протокол составляется специалистами исполнителя и подписывается ответственными лицами со стороны заказчика.
Любые изменения в части требований к системе, влияющие на сроки и стоимость разработки системы, должны быть в обязательном порядке формализованы и согласованы между исполнителем и заказчиком.
А касательно применения подписи в качестве инструмента давления на заказчика ситуация абсолютно аналогична аудиозаписям.
Спустя некоторое время, во время опытной эксплуатации системы, заказчик заявил, что функционал, о котором говорилось выше, «не соответствует заявленному». Начали разбираться. Выяснили, что то, что хочет заказчик, соответствует тому, что написано в документе требований. Тогда стали вспоминать, на основании чего реализовали не так. Подняли переписку. Нашли то самое письмо с финальной постановкой задачи. Продемонстрировали заказчику. В ответ получили формулировку: «У нас есть подписанный документ, а рабочая переписка документом не является. Поэтому вы не должны были на ее основании проводить разработку». Вот так. Некоторое время спустя выяснилась причина такого поведения. Дело в том, что не до конца отлаженные бизнес-процессы заказчика постоянно изменялись. На момент постановки задачи было одно видение, потом эта позиция была пересмотрена, так родилось злополучное письмо. А впоследствии заказчик все-таки решил вернуться к первоначальной схеме работы. Если бы исполнитель сразу объяснил заказчику правила игры, а именно, что каждое изменение в требованиях должно согласовываться, оцениваться и оформляться строго определенным образом, то заказчик трижды подумал бы, прежде чем писать письмо об изменении системы, как только эта мысль пришла ему в голову.