Во-вторых, предусматриваемая отечественными ПБУ свобода действий бухгалтера в выборе методов и процедур учета, как это ни покажется странным, не приветствуется практическими работниками. Эта проблема сложна прежде всего с психологической позиции гораздо легче следовать предписаниям, чем брать на себя хотя бы минимальную ответственность.
В-третьих, в решении проблемы выбора немаловажную роль играет фактор профессиональной подготовки бухгалтера и аудитора в области финансовой аналитики, поскольку осознанный выбор нередко основывается на необходимости проведения многовариантных расчетов в рамках ситуационного анализа.
Таким образом, повышение правовой культуры бухгалтера, разработка психологической компоненты бухгалтерского учета, совершенствование профессиональной подготовки бухгалтеров в области финансовой аналитики являются теми новыми направлениями, которые имеют большое значение для развития бухгалтерской профессии.
Решение данных задач возлагается на систему подготовки бухгалтерских кадров, ключевыми элементами которой являются учебные заведения системы высшего образования и Институт профессиональных бухгалтеров России, а также на самих бухгалтеров.
Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Некоторые документы учитываются два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой объект учета затрат без оприходования через склад
и вновь списан на затраты. В данном случае нарушены правила документооборота «о необходимости отражения движения всех материалов через склад».
Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать (или разработать) собственно документооборот, который складывается из общего внутрифирменного документооборота и документооборота внутри бухгалтерии.
При этом устанавливается:
перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность предоставления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
рабочая схема действующих отделов организации;
порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок предоставления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (табл. 1).
Таблица 1. График документооборота
График документооборота позволяет улучшить контроль бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. Бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и подготавливает их для хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом (табл. 2).
Таблица 2. Список дел бухгалтерии
Номер дела состоит из двух частей присвоенного подразделению номера (например, 002 бухгалтерия)
и номера по порядку в бухгалтерии.
Графа «Количество дел» заполняется в конце года.
В «Примечаниях» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием срока хранения) либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций. Технология обработки получаемой информации базируется на анализе первичных учетных документов и выявлении стандартных операций, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета.
Внутри организаций производится полная инвентаризация имущества, а внутри бухгалтерии производится выверка по счетам учета и выверка взаиморасчетов с контрагентами. При этом на каждого контрагента заводится персональная карточка (вне системы компьютерного учета).
В том случае, если невозможно провести какие-либо из перечисленных мероприятий, главный бухгалтер принимает решение о возможных рисках, связанных с налоговыми правонарушениями, определяет наиболее важные моменты и проверяет только их.
Все эти данные должны быть в обязательном порядке отражены в акте сдачи-приемки работ главным бухгалтером. Этот документ утверждается руководителем организации и может послужить защитой нового главного бухгалтера перед руководством организации за налоговые санкции, обнаруженные ошибки, совершенные его предшественником.