Всего за 2200 руб. Купить полную версию
Деятельность процесса «как есть» может быть осуществима только при наличии всех его составляющих, в том числе и системы управления процессом (см. Рис. 1).
Схема бизнеспроцесса «как есть»
Рис. 1
Каждый бизнеспроцесс «как есть» имеет:
Четкие границы своей деятельности.
Владельца процесса, который осуществляет управление деятельностью процесса при помощи специальных инструментов управления.
Ресурсы, необходимые для осуществления деятельности самого процесса и управления им.
Вход продукт (материальный, информационный), поступающий в процесс для переработки.
Выход переработанный продукт (материальный, информационный), имеющий ценность для внутреннего или внешнего потребителя.
Описание бизнеспроцесса (процесса, т. к. это тождественные понятия) это описание последовательности событий или действий, выполняемых его участниками при помощи выделяемых ресурсов для достижения определенных результатов, а также описание их взаимодействия между процессами всех уровней, а при декомпозиции процесса до уровня функций или операций (на нижнем уровне). Однако при этом отсутствует описание такой составляющей любого процесса, как процесс управления участниками операционных процессов.
Предлагается описать бизнеспроцесс следующим образом: «как должно быть» (см. Рис. 2).
Схема бизнеспроцесса «как должно быть»
Рис. 2
На Рис. 2 видно, что бизнеспроцесс разделяется на две составляющие части:
Процесс управления (ПУ).
Операционный процесс (ОП).
Операционный процесс верхнего уровня включает в себя последовательность подпроцессов (путем декомпозиции процесса верхнего уровня) или, на нижнем уровне, последовательность операций, где на входе имеется продукт, а на выходе переработанный продукт, имеющий ценность для потребителя. Ресурсом операционного процесса могут быть: материальные, человеческие и финансовые средства, необходимые для реализации операционного процесса.
Процесс управления представляет собой воздействие субъекта управления на объект управления при помощи инструментов и ресурсов управления для выполнения задачи по изменению поступающего продукта в переработанный продукт в рамках операционного процесса.
На входе процесса управления поставленная задача (план, распоряжение, указание и др.), которая указывает объекту управления, что надо делать, а на выходе результат выполнения задачи (плана, распоряжения, указания и др.). Как надо делать, указывается в регламентных документах. При этом субъект управления должен регулярно получать от объекта управления информацию о ходе выполнения операционного процесса, на основании которой субъект управления может осуществлять корректировку выполнения операционного процесса посредством изменения/дополнения/корректировки задачи, указания или распоряжения объекту управления.
Процесс управления, являясь неотъемлемой частью любого бизнеспроцесса на всех уровнях декомпозиции, обеспечивает свою целостность и непрерывность при наличии связей и взаимодействия находящихся в ней элементов субъектов и объектов управления, использующих инструменты управления, и осуществляет через них постоянное воздействие на деятельность всего операционного процесса и представляет собой процесс управления, указанный на Рис. 3.
Схема процесса управления
Рис. 3
На Рис. 3 видно, что процесс управления имеет:
Вход для процесса управления высшего уровня обязательно осуществляется выбор цели, т. е. куда надо стремиться организации, по видению собственника, и на основании этого для всех остальных уровней управления процессами формулируются задачи, способствующие достижению этой цели. Результат воздействия:
для процесса высшего уровня это сформулированная собственником организации цель, которой надо достигнуть;
для процессов декомпозиции это сформулированные собственником организации или руководителями на своем уровне задачи, которые надо выполнить.
Выход, результат воздействия процесса управления на операционный процесс:
для процесса высшего уровня это факт достижения / не достижения организацией поставленной цели;
для процессов декомпозиции это результат выполнения / не выполнения поставленной перед субъектом и объектом управления задачи.
Инструменты управления нормативные материалы, оказывающие воздействие на субъект и объект управления, разработанные и утвержденные во внешней среде (законы, постановления и распоряжения правительства и др.) или внутри организации (методики, регламентирующие документы, должностные инструкции и др.) для выполнения ими своих обязанностей.
Ресурсы управления средства и оборудование (средства связи, специализированные программы, формы документов и др.), используемые для осуществления воздействия субъекта управления на объект управления.
Процесс управления и операционный процесс не могут существовать раздельно, а только вместе, при этом постоянно оказывая влияние друг на друга. Изменение задачи или цели ведет к изменению деятельности операционного процесса, а полученные в результате деятельности операционного процесса итоги (показатели) влияют на формулирование задачи или цели, которые в свою очередь оказывают управляющее воздействие на операционный процесс.
Цель должна быть четко сформулирована владельцем процесса (собственником или руководителем организации), и тогда руководители нижних уровней управления совместно с руководителем организации формируют задачи, способствующие достижению цели на своих уровнях управления процессами, а исполнителям, знающим, куда направлена деятельность организации, должно быть ясно, что следует делать исходя из поставленных перед ними задач. Если цель четко не определена и может только подразумеваться, то в этом случае руководители всех уровней управления определяют задачи исходя из своих представлений, что может негативно отразиться на результатах деятельности организации.
Основные требования к формированию цели организации:
конкретность в содержании с указанием при необходимости промежуточных и обязательно итоговых результатов деятельности, которых надо достичь;
установленные сроки четкие временные рамки достижения, при необходимости разбитые на периоды с промежуточными результатами;
достижимость, т. е. наличие у организации возможности достигнуть цели с помощью имеющихся или привлеченных средств.
На основании поставленной собственником и руководителем организации цели определяется, что и как надо делать, чтобы ее достичь, формируются задачи для всех уровней управления.
К инструментам управления относятся:
Законы и подзаконные акты государственных органов, постановления и распоряжения правительства и его органов, которые регулируют деятельность организации (внешнее воздействие).
Система планирования и отчетов по результатам деятельности организации и структурных подразделений, отражающая деятельность организации в процессе достижения цели.
Организационная структура организации.
Система распределения полномочий у руководителей организации (права и обязанности).
Квалификация руководителей и исполнителей (их знания, компетенция и опыт в выполнении поставленных задач).
Управляющие документы организации (нормативнометодические и организационнораспорядительные документы), направленные на организацию и выполнение работы всех сотрудников.