Полосы прокрутки помогают увидеть соседнюю область листа, строки и столбцы, которые расположены по бокам от выделенной ячейки и не видны на экране. Сама активная ячейка при этом не сдвигается, не меняет свой адрес. Наводим курсор мыши на направление просмотра, расположенные по краям полос прокрутки: вниз, вверх, вправо или влево, нажимаем на левую кнопку мыши и не отпускаем, пока не увидим те строки или столбцы, которые хотели увидеть.
Направление прокрутки Вниз
Направление прокрутки Вверх
Направление прокрутки Вправо
Направление прокрутки Влево
Если «прокрутить» несколько строк или столбцов, мы перестанем видеть в окне файла активную ячейку, выделенную табличным курсором, так как видимая область листа сместимся относительно неё вниз-вверх-вправо-влево. Но при этом в поле имени объекта будем продолжать видеть имя активной ячейки, а в строке формул её содержимое.
Чтобы сделать активной другую ячейку используют не полосы прокрутки, а мышь или стрелки на клавиатуре.
Выделение другой ячейки с помощью мыши: навести курсор мыши на нужную ячейку и нажать левой кнопкой, после чего эта ячейка станет активной и в неё можно будет ввести текст, число или формулу.
Выделение другой ячейки с помощью стрелок на клавиатуре: если хотим выделить ячейку справа от активной жмём на клавишу клавиатуры со стрелкой, указывающую вправо. Например, если до нажатия на стрелку «Вправо» активной была ячейка А1, то после нажатия активной станет ячейка В1. Если затем нажмём на стрелку «Вниз» то вместо В1 активной станет В2, нажмём после этого на стрелку «Влево» активной станет ячейка А2. А если после этого нажмём на стрелку «Вверх» то активной снова станет ячейка А1.
Заполнение файла Excel исходной информацией
Вернёмся к нашему заданию и начнём заполнять файл исходной информацией.
Откроем первый из исходных файлов «Информация от секретаря директора». Как видим, тут не вся информация по заданию (нет даты рождения, даты приёма на работу, стажа и возраста), но при этом есть информация, которой по заданию не требовалось (рабочий телефон и почта)
Файл с исходной информацией от секретаря директора.
Разберём, как перенести эту информацию в наш файл «Сотрудники» на отдельный лист, который назовём «Информация от секретаря».
Для того, чтобы переименовать «Лист1» в новое название «Информация от Секретаря» в файле «Сотрудники», наводим Курсор мыши на «Лист 1», нажимаем правую кнопку мыши. В появившемся меню выбираем «Переименовать».
Переименовываем «Лист1» в «Информация от секретаря».
«Лист1» выделится, как на рисунке,
Название листа «Лист1» выделилось
и в этот момент набираем с клавиатуры новое название листа «Информация от секретаря», после чего нажимаем «Ввод» (Enter).
набираем с клавиатуры «Информация от секретаря».
Операция копирования и вставки массива данных
Выделяем нужную ячейку, которую собираемся скопировать. Выделить нужную ячейку это значит встать на неё курсором с помощью стрелок клавиатуры, или указав на ячейку курсором мыши и кликнув левой кнопкой мыши. Например, выделим ячейку А1. Она находится на пересечении столбца А и первой строки, в самом верхнем левом углу. Адрес выделенной ячейки (А1) отображается в поле имени объекта, а её содержимое (Отдел) отображается в строке формул, как видим на рисунке.
Адрес (в поле имени объекта) и Содержимое (в строке формул)
Если хотим одновременно скопировать несколько ячеек из таблицы, например с верхней левой А1 по нижнюю правую G26 (такой блок ячеек называют диапазоном А1:G26 или массивом А1:G26), то для выделения копируемого массива сначала встаём на угловую ячейку, например «А1».
Нажимаем на левую кнопку мыши и, не отпуская её, тянем курсор в противоположный угол копируемого массива. Начинают выделяться ячейки.
Копирование массива: встаём на угловую ячейку А1, и не отпуская её, тянем курсор в противоположный угол к ячейке G26
Не отпускаем левую кнопку мыши до тех пор, пока не дотянем курсор до последней нужной нам ячейки массива, ячейки G26 в нашем примере.
«дотащив» курсор до ячейки G26, отпускаем левую кнопку мыши.
Есть и другой способ выделения нужных ячеек: мы можем выделить для копирования не часть столбцов А:G, то есть не диапазон A1:G26, а сразу все строки нужных нам столбцов. Для этого наводим курсор на название столбца «А» выше ячейки А1, жмём левую кнопку мыши и не отпускаем её до тех пор, пока не дотянем курсор до столбца «G». Выделятся все ячейки всех строк в столбцах с А по G включительно (включая строки, расположенные ниже 26 строки).
Выделяем столбцы с А по G
После того, как копируемый фрагмент выделен, жмём на кнопку «Копировать» на вкладке Главная (кнопка выделена красным овалом на рисунке). Вместо кнопки «Копировать» можно использовать нажатие на клавиши «Ctr» и «C» на клавиатуре (сначала одним пальцем нажимаем на «Ctr» и, не снимая палец с неё, другим пальцем жмём на «C»).
Команда «Копировать» на вкладке «Главная». Или нажать на клавиатуре клавиши «Ctr» и «С».
Третий способ копирования выделенного диапазона (вместо Кнопки «Копировать» или использования клавиш «Ctr+C») это навести курсор на выделенный диапазон, нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать «Копировать».
Копирование с помощью правой кнопки мыши.
Независимо от выбранного способа копирования, результат будет одинаковый: копия выделенного нами фрагмента попадает в буфер обмена и готова для вставки в любом другом месте как в этом файле, так и в любом другом файле. Вокруг скопированных ячеек появится временная динамическая пунктирная линия, подсказывающая, копии каких ячеек находятся сейчас в буфере обмена.
Встаём табличным курсором на ячейку на листе «Информация от Секретаря», в которую хотим вставить скопированные данные. Если вставляем не одну ячейку, а массив данных из нескольких ячеек, то встать нужно на самую верхнюю левую ячейку, начиная с которой вправо и вниз будет вставлен скопированный массив. У нас это ячейка «А1».
Перед вставкой размещаем табличный курсор в ячейке А1
Нажимаем на кнопку «Вставить» на вкладке «Главная».
Нажимаем на команду «Вставить» или на клавиши «Ctr» + «V»
На нашем листе «Информация от секретаря» вставятся из Буфера обмена скопированные данные. Вместо кнопки «Вставить», для вставки можем нажать на клавиши «Ctr» + «V» на клавиатуре. Также можем вызвать правой кнопкой мыши меню и выбрать в нём «Вставить».
В скопированных на лист «Информация от секретаря» данных не все слова читаются полностью, так как ширина столбца меньше ширины некоторых слов. Если мы захотим выровнять столбец А по ширине, то есть сделать ширину столбца А такой, чтобы было видно самое длинное слово в столбце А, то наводим курсор на правую границу столбца и жмём 2 раза с малым интервалом (дважды кликаем) на левую кнопку мыши. Куда именно кликать показано стрелкой на рисунке.
Чтобы раздвинуть ширину столбца А нужно дважды кликнуть на границу столбцов А и B
Если захотим аналогичным образом выровнять по ширине несколько столбцов, то сначала выделяем все эти столбцы с А по G (навести курсор на «А», нажать левой кнопкой мыши и, не отпуская, дотянуть курсор до «G»). Затем наводим курсор на границу любых двух столбцов (например, между А и B) и дважды кликаем левой кнопкой мыши. Столбцы «раздвинутся» до такой ширины, чтобы можно было прочитать самое длинное слово в них.
Для быстрого выделения сразу всех столбцов и строк всего Листа используют клик левой кнопкой мыши на верхнюю левую угловую область (левее столбца А и выше строки 1), выделена кругом на рисунке. Этот способ выделения всего листа используют не только при корректировке столбцов и строк по ширине, но и при быстром копировании содержимого всего Листа сразу.