Системный подход к решению проблем со временем становится естественным и традиционным. Чем больше руководителей и сотрудников проходят обучение и получают практические навыки оптимизации процессов, тем быстрее компания привыкает к рациональной технологии внедрения инноваций.
Необходимо сформировать «критическую массу» количество квалифицированных специалистов ПС должно быть достаточным для закрепления и развития нового формата работы. С этого момента система выходит на режим самостоятельного обеспечения и развития: руководители знают, зачем они инвестируют ресурсы в ПС, а специалисты готовы применять и развивать технологию, убедившись на практике, что она облегчает их работу по выполнению поставленных задач.
Сбалансированное развитие повышение эффективности
Правильная организация функций ПС предполагает их последовательное и равномерное развитие на каждом этапе развертывания производственной системы. Для достижения максимального дохода на инвестированные ресурсы и эффективности системы в целом.
Опережающее развитие отдельных функций (рис. 1.3) приводит к неэффективным затратам ресурсов. Например, мы можем организовать массовое обучение технологии оптимизации и мотивировать на выполнение задач большое количество сотрудников компании. Полные энтузиазма, они вернутся на свои рабочие места, но их руководители еще не готовы сформулировать цели и нет специалистов, способных контролировать их работу и вовремя оказать помощь. Затраты на обучение можно смело записать в потери.
Отставание в развитии функции приводит к снижению эффективности системы в целом, как любое узкое место, участок с низкой производительностью, который снижает показатели всего процесса.
При построении производственной системы мы не можем ограничиться только функциями, которые кажутся нам главными. Мы обязаны целенаправленно и планомерно развивать все необходимые составляющие ПС.
Рациональная интеграция ПС в структуру компании
Первое впечатление при взгляде на функциональную структуру ПС потребуются очень большие инвестиции ресурсов в построение такой системы обманчиво.
Во-первых, на каждом современном предприятии уже существуют все необходимые составляющие: руководители формулируют цели и ставят задачи своим сотрудникам, эффективность любой работы контролируется по конкретным показателям, выделенные специалисты и даже специализированные подразделения занимаются обучением и мотивацией людей, управлением качеством продуктов и производительностью процессов.
Все это уже есть, и нет необходимости создавать какие-либо новые структуры и подразделения. Нужно только встроить дополнительные задачи, расширить функции.
Банк, операционный блок. Ежегодно выполнялось около 450 задач оптимизации и экономический эффект составлял 810 % утвержденного годового бюджета. При этом вся работа проводилась сотрудниками подразделений под руководством линейной структуры управления с минимальными доработками программ мотивации и обучения. На этапе формирования системы использовались временно невостребованные в основной деятельности специалисты проектного офиса по информационным технологиям. В регулярной работе для поддержки системы потребовалось всего 1,5 штатной единицы. Естественно, эти 1,5 специалиста обладали достаточно высокой квалификацией для выполнения такой работы.
Во-вторых, недостаточность ресурсов развития явление временное. ПС по сути своей предназначена для устранения потерь и высвобождения бесполезно растрачиваемых ресурсов. Вполне логично часть высвобожденных в результате оптимизации ресурсов реинвестировать в построение производственной системы. При правильном внедрении уже с самых первых шагов ПС обеспечивает собственный рост. Так же, как это делает любая консультационная или производственная компания.
Единственный ресурс, без которого невозможно создание ПС, это желание руководителей улучшать показатели подчиненных им подразделений и процессов. Путь к корпоративной культуре непрерывного совершенствования непростой и нелегкий. Для этого необходимы постоянные усилия по вовлечению руководителей на всех уровнях управления, созданию и поддержке кросс-функционального сообщества ПС, снижение сопротивления инновациям, организация обмена лучшими практиками, гибкие программы нематериальной и материальной мотивации и много другое. Это сложно, но это путь в будущее компании.
Условия успеха. Типичные ошибки
Ключевая идея проста: эффективность ПС обеспечивается сбалансированным поэтапным развитием всех функций. Потому, что в основе системы обычные люди, которым нужно обеспечить все необходимое для успешной работы в проектах и которые не могут мгновенно переключиться на режим «супероптимизатор» из традиционного состояния «я боюсь любых изменений».
Стандартные ошибки тоже, на первый взгляд, достаточно простые, что не мешает им радикально снижать вероятность успешного внедрения производственной системы:
Отсутствие бизнес-логики при определении целей и задач. Такие правильные лозунги, как «мы стремимся к непрерывному совершенствованию процессов и развитию сотрудников компании», мало кого убеждают. Система должна приносить конкретную пользу здесь и сейчас: выполнение целей компании для топ-менеджеров; повышение показателей и экономия дефицитных ресурсов для линейных руководителей; улучшение условий работы для сотрудников. Все участники работы должны видеть, что это инвестиции в их собственное будущее, а не затраты на очередную идею руководства.
Слабая мотивация руководителей и сотрудников. Вызывает удивление искреннее убеждение некоторых топ-менеджеров, что достаточно декларировать идею массовой оптимизации процессов и люди сразу начнут претворять ее в жизнь. Внедрение изменений, как правило, сопряжено с разнообразными стрессовыми ситуациями и дополнительными затратами времени и сил. Без четкого осознания новых корпоративных целей и правил, без уверенности в поддержке на всех уровнях управления и без личной заинтересованности в результатах ни руководители, ни сотрудники компании не станут инвестировать свою энергию в улучшение процессов компании. Каждый должен найти ответ на простой вопрос: зачем мне это нужно?
Быстрое и поверхностное обучение. Отсутствие понимания того, что необходимо учиться оптимизации и соблюдать проектную дисциплину, что это достаточно непростая деятельность, требующая использования современных методик управления проектами, проведения исследований, обработки и анализа данных, разработки эффективных решений и рационального внедрения инноваций.
Пренебрежительное отношение к «теории» и вера в безусловную правильность собственных решений приводят к «экономии» рабочего времени, выделенного на обучение. Как следствие, получаем недоученных специалистов и значительные потери скорости и ресурсов на исправление ошибок при выполнении проектов.
Попытка внедрить ПС сразу и везде. Главные препятствия быстрому развертыванию ПС в масштабах всей компании:
естественное сопротивление людей изменениям и недоверие новым методам можно преодолеть только примерами успеха из практики собственной компании, и эти проекты необходимо сделать на первом этапе работы;