Всего за 600 руб. Купить полную версию
Наличие четких и понятных политик и процедур крайне важно для эффективной работы любого подразделения организации, в том числе и фандрайзингового отдела. Документированные политики позволяют упорядочить процессы внутри отдела, распределить зоны ответственности сотрудников, устранить дублирование функций. Это приводит к повышению скорости и качества работы.
Также наличие утвержденных процедур обеспечивает преемственность в работе отдела. Новые сотрудники быстрее вливаются в рабочий процесс, если имеют четкие инструкции. Документированные политики позволяют избежать ошибок, связанных с неправильным пониманием процессов. Если все процедуры прописаны, риск отклонений сводится к минимуму.
Помимо этого, наличие утвержденной политики упрощает контроль и оценку деятельности отдела. Появляются объективные критерии для анализа эффективности работы каждого сотрудника и отдела в целом. Четкие правила внутренней работы формируют профессиональную культуру в отделе, способствуют росту заинтересованности сотрудников в общих результатах.
Таким образом, продуманная и хорошо документированная политика и процедуры являются залогом слаженной и результативной работы фандрайзингового отдела. Их разработка должна стать одним из приоритетов при создании или реорганизации подразделения. Давайте пошагово разберем наши действия.
Шаг 1. Выявление существующих процессов.
Проще всего начать этот шаг с интервью и опросов сотрудников фандрайзингового отдела. Вот несколько советов по проведению интервью:
Разработать структуру интервью список ключевых вопросов, которые помогут выявить этапы процессов, документы, роли и зоны ответственности.
Проводить интервью индивидуально с каждым сотрудником отдела. Уделить внимание специалистам, отвечающим за разные направления работы.
Задавать открытые вопросы, позволяющие сотрудникам подробно описывать процессы. Например: «Расскажите, как у вас происходит подготовка заявки на грант от начала и до конца».
Уточнять детали по ходу интервью. Например: «А что происходит после того, как заявка отправлена? Какие документы при этом заполняются?»
Попросить показать реальные примеры документов, шаблонов, отчетов, которые используются в работе.
В конце интервью кратко резюмировать описанный сотрудником процесс и уточнить, все ли этапы были зафиксированы верно.
Поблагодарить сотрудников за уделенное время и полученную информацию.
Проанализировать результаты интервью и зафиксировать выявленные процессы в виде схем, алгоритмов, текстового описания.
К каждому интервью нужно готовиться индивидуально, поскольку у сотрудников могут быть разные зоны ответственности и типичные вопросы могут вас не привести к результату. Попробуйте заранее составить список подготовительных вопросов, которые вы сможете задавать на этапе диалога, например:
Расскажите, пожалуйста, ваши основные задачи и зоны ответственности в работе отдела.
Опишите подробно процесс поиска и отбора потенциальных доноров. Какие инструменты для этого используются?
Как происходит процесс подготовки заявки на грант? Кто в нем участвует и как распределяются обязанности?
Какие документы заполняются в процессе подготовки заявки? Есть ли утвержденные формы и шаблоны?
Как организован процесс взаимодействия с донором после одобрения заявки? Какие отчеты и документы для этого готовятся?
Как у вас происходит администрирование полученного гранта? Какие процедуры для этого существуют?
Какие системы и базы данных используются в работе? Кто отвечает за их ведение и актуализацию?
С какими трудностями или сложностями вы сталкиваетесь в своей работе? Что можно улучшить и упростить?
Есть ли у фандрайзингового отдела утвержденная политика и документированные процедуры? Насколько они соответствуют реальным процессам?
После проведения ряда интервью у вас должен появиться список всех возможных и существующих процессов, которые стоит обсудить в том числе и с другими сотрудниками. Потому что в фандрайзинговом процессе участвуют не только фандрайзеры, но также и специалисты по работе со СМИ, PR-специалисты, SMM-менеджер, бухгалтер, финансовый менеджер, юрист и так далее, все зависит от того, как выглядит ваша организационная структура.
Наша ключевая задача на самом первом этапе составить максимально полную картину. Если вам кажется, что вы что-то упускаете, вы всегда можете проконсультироваться со специалистами из фандрайзинговой сферы, которые уже имеют подобный опыт описания процессов и составления карты процессов. Благодаря их опыту вы сможете найти недостающие звенья, а также увидеть, какие потенциальные процессы могут появиться в вашей организации в случае ее роста.
Также рекомендуем провести группировку однотипных процессов или процессов, которые связаны с одним из направлений фандрайзинга или одним из инструментов. Например, сгруппировать процессы, связанные с участием в грантовых конкурсах, начиная от поиска грантодателей, заканчивая подачей заявки. Сгруппировать процессы, связанные с работой с частными лицами. Возможно, разделить их по инструментам в зависимости от того, пользуетесь ли вы площадками-агрегаторами, занимаетесь ли e-mail-маркетингом и так далее. Сгруппировать процессы по работе с корпоративными донорами, начиная от момента их поиска, ведения переговоров, составления фандрайзинговых предложений, подготовки презентационных материалов, заключения сделки, контроля за выполнением работы и подготовки отчетности. Подобная группировка поможет вам определить ответственных за каждый процесс лиц в зависимости от их функционала.
Шаг 2. Анализ существующих документов/
положений/регламентов/инструкций.
Для начала давайте обозначим некоторую идеальную картину, в которой каждый процесс, абсолютно каждый, который нам удалось выявить на предыдущем этапе, должен быть описан в некоторую технологию выполнения. Как мы уже говорили выше, подобное описание решает много задач, начиная от нормирования фандрайзинговых действий, заканчивая быстрой и упрощенной передачей дел в случае смены сотрудника. Поэтому этот этап необходим нам для того, чтобы определить, какие процессы уже обеспечены определенными документами.
Вот примеры типовых документов, которые могут использоваться в работе фандрайзингового отдела. Этот список поможет вам сориентироваться, что мы имеем в виду, когда говорим о разных типах документов, чек-листов и регламентов.
Регламент ведения базы данных потенциальных доноров (описание требований к внесению и обновлению данных о донорах).
Регламент подготовки отчетности для доноров (сроки, форматы, ответственные, порядок согласования и утверждения).
Инструкция по работе в CRM-системе (поиск доноров, фиксация взаимодействия, создание заявок).
Чек-лист сбора данных о доноре (контакты, интересы, предыдущее сотрудничество).
Чек-лист проверки готовности заявки на грант перед подачей.
Шаблон отчета для донора о реализации проекта.
Шаблон пресс-релиза по результатам получения гранта.
Регламент оценки эффективности фандрайзинговых мероприятий.
Регламент хранения и доступа к документации отдела.
Инструкция по работе с почтовыми рассылками донорам.
Чек-лист подготовки информационных материалов для доноров.
Шаблон письма-обращения к донору о поддержке проекта.