Созданию деловой обстановки служит и принятое в западном деловом мире правило начинать любое дело с обсуждения и выработки плана. К любой, даже самой простой работе приступают не по принципу «начнем, а там видно будет», а в первую очередь назначают ответственных, которые должны рассказать о том, как будет выполняться задание. У японцев, например, очень мало «проколов» именно потому, что все возможные неполадки учитываются еще в период обсуждения и заранее намечаются пути их преодоления. Если же произошли какие-то сбои, то каждый знает, кого он должен подстраховать в критический момент. После выполнения задачи весь коллектив проводит обсуждение результатов и причин сбоев, однако вину за последствия не взваливают на отдельного человека, считается, что виноват весь коллектив.
Деловая обстановка в немалой степени зависит и от уважения к коллегам, умения на чем-то настоять, а в чем-то уступить, способности разрядить конфликтную ситуацию. Уважение к коллегам проявляется в умении учитывать их интересы, проявлять заботу, делать небольшие, но приятные услуги.
Немаловажно и искусство слушать. Это искусство необходимо для повседневных отношений в коллективе. Человек, не умеющий выслушивать другого человека, лишен притока необходимой информации, он все узнает последним, окружающие неохотно сообщают ему о своих идеях, подчиненные опасаются сообщать о допущенных ими ошибках. Окружающие совершенно справедливо воспринимают такой стиль общения как проявление невнимания, неуважения к их личности, что вызывает с их стороны обиды и раздражение. Проведенный среди 1500 менеджеров крупнейших западноевропейских компаний опрос показал, что 93 % из них отнесли умение выслушивать мнение коллег и подчиненных к числу наиболее важных качеств руководителя. Оно оказалось на втором месте, опередив даже такое безусловно важное качество, как умение принимать эффективные решения.
Служебные отношения сильно отличаются от бытовых, и это накладывает свой отпечаток на этикет. Если, например, в кафе или ресторане главным в отношениях женщин и мужчин является приоритет дамы, то в служебных отношениях этот приоритет нередко отступает на второй план под давлением приоритета начальника. Уважение к сотруднице как к женщине проявляется в оказании ей помощи и внимания, но не в том, что ей дозволено нарушать служебную дисциплину, перекладывать на коллег работу, которую она должна выполнять сама. Работа есть работа. И не следует ожидать, что мужчина бросит свое дело и незамедлительно примется выполнять работу коллеги-женщины, которой нужно отлучиться в соседний магазин, или прекратит свои расчеты, чтобы подать даме пальто. Однако галантный мужчина даже в этих условиях не упустит случая, чтобы подчеркнуть свое уважение к даме. Сделать коллеге-женщине приятный комплимент, уступить место, помочь перенести тяжелые вещи, пропустить вперед, проходя через дверь, откликнуться на просьбу о помощи в каком-либо деле, взять на себя наиболее сложную и тяжелую часть общей работы обязанность мужчины в любых условиях.
Не секрет, что деловая жизнь связана со сложными, быстро меняющимися ситуациями, значительным риском, что вызывает вероятность возникновения различных конфликтов межличностных и межгрупповых. Для достижения делового успеха важно предвидеть возможность возникновения конфликтных ситуаций и знать, как из них выходить. Если избежать конфликта все же не удалось, то нужно уметь безболезненно и с минимальными потерями разрешать возникающие проблемы. Как этого достичь? Здесь уже недостаточно знания лишь правил этикета. Исполнение этих правил должно увязываться с тонким психологическим анализом ситуации, учетом возможного поведения коллег в конфликтной ситуации. Так, у людей существует различный уровень агрессивности, который наглядно проявляется в конфликтных ситуациях и который нужно учитывать для их предотвращения.
В конфликтных ситуациях с такими людьми нужно соблюдать особую осторожность, избегать любых провоцирующих и демонстративных действий. В состоянии утомления, эмоционального или физического стресса, болезни возможность контролировать свои поступки уменьшается. Поэтому не следует обсуждать с подчиненными и коллегами их проблемы немедленно, лучше предоставить им достаточное время для того, чтобы остудить чувства и восстановить сознательный контроль.
Нередко причиной конфликта, зачастую не осознаваемой самим «виновником», является дефицит признания со стороны окружающих. Человек может стремиться привлечь к себе внимание не только положительными, но и отрицательными действиями, например, постоянными опозданиями на работу, нарушением технологических правил, частым несогласием с начальством и коллегами. Если вы столкнулись с такими людьми, не пытайтесь бороться с ними путем наказаний, провоцирующих вас на конфликт. Наилучшее решение состоит в том, чтобы дать таким сотрудникам позитивное признание, так редко ими до этого получаемое. Вот пример тому.
В свое время Д. Карнеги отметил, что одна только напряженная работа не гарантирует успеха и продвижения по службе. Прекрасный работник способный, исполнительный, пунктуальный может не получить повышения или признания коллег только потому, что пренебрег тем, что в западных странах называют «офисной дипломатией». «Офисная дипломатия» означает умение обращаться с сослуживцами, корректное поведение, которое облегчает продвижение по службе. Чтобы овладеть этой «дипломатией», американские психологи дают ряд советов и рекомендаций. Некоторые из этих советов могут показаться не совсем допустимыми и этичными. Но нужно учитывать различия в менталитете и стиле поведения у американцев и наших соотечественников.
Итак, что же советуют прагматичные американские психологи своим читателям, чтобы добиться успехов по службе.
Необходимо знать, какие этические нормы приняты в организации, где вы работаете. В компаниях, где господствует жесткая иерархическая структура, фамильярность в отношениях с начальством может закончиться крахом карьеры. В других же организациях неформальные отношения между руководителем и подчиненными (скажем, пригласить начальника выпить вместе чашечку кофе) только приветствуются.
Нужно найти себе «наставника» человека влиятельного и пользующегося авторитетом. Рекомендуется устанавливать как можно больше контактов. Очень рискованно иметь только одного союзника: если он уйдет, вы останетесь в изоляции. Всегда полезно знать, что думают о вас коллеги (разумеется, расспрашивать рекомендуется только тех, кому полностью доверяешь).
Ваши усилия не должны быть направлены только на то, чтобы обратить на себя внимание руководства. Старайтесь нравиться вашим подчиненным и сослуживцам это ничуть не менее важно.
Старайтесь выдвинуться сами. Специалисты по менеджменту советуют лично рассказывать руководству о своих идеях и планах, никому не передоверяя, представлять результаты своей работы.
Все время контролируйте себя, следите за своим лицом как в покере. Нужно уметь блефовать с безразличным видом и демонстрировать энтузиазм, которого вы не испытываете. Это тоже входит в правила игры.
Умейте молчать. Не допускайте, чтобы вас вовлекали во все интриги и конфликты.
Учтите, что попытки преуспеть за счет карьеры кого-то из коллег, с нарушением этических норм, обречены на неудачу.