– Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 №1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» [12] (Внимание! Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 05.10.1988 №750. Письмом Минздравсоцразвития РФ от 30.11.2009 №14—6/242888 [22] сообщено, что до издания нового альбома образцов учетных форм учреждения здравоохранения по рекомендации Минздрава России используют в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030).
Более подробно вопрос сроков хранения медицинских документов будет рассмотрен в теме о комплектовании архивов в рамках проведения экспертизы ценности документов.
Таким образом, в своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, а также Положением об архиве медицинской организации и организационно-распорядительными документами самой организации, которые утверждаются руководителем медицинской организации.
Каково место архива в структуре медицинской организации?
Архив является самостоятельным структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или одному из его заместителей.
Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.
Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.
Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем медицинской организации.
Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями медицинской организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.
За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Положение об архиве медицинской организации, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.
Медицинская организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами в соответствии с действующими нормативными документами, включая нормативные акты в области охраны труда, санитарные правила и гигиенические нормативы, правила пожарной безопасности.
Архив работает в соответствии с комплексным планом работы медицинской организации.
Организационно-методическое руководство деятельностью архива медицинской организации осуществляет центральный архив вышестоящей организации, а также вышестоящие органы управления здравоохранением в пределах своей компетенции.
Каковы задачи, функции и права архива медицинской организации?
Архив медицинской организации организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинской организации и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Задачи архива:
1. Прием, учет и хранение документов.
2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.
3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.
4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений медицинской организации по вопросам организации архивного дела.
5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.
6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.
8. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.
9. Решение иных задач в соответствии с целями организации.
В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:
– принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения;
– разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение;
– составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии;
– осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;
– создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
– организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;
– контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации;
– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;
– ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
– контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;
– запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
– требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок.
За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Какие обязанности и какая ответственность возлагаются на заведующего архивом?