Какие сроки хранения архивных документов устанавливаются Федеральным законом «Об архивном деле в РФ»?
Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы [4, ст. 22]:
– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;
– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;
– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;
– записей актов гражданского состояния – 100 лет;
– записей актов по личному составу, записей нотариальных нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;
– проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
– технологической и конструкторской документации – 20 лет;
– патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;
– научной документации – 15 лет;
– кино- и фотодокументов – 5 лет;
– видео- и фонодокументов – 3 года.
Документы медицинской организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.
Документы медицинских организаций, сроки хранения которых оговорены отдельными нормативно-правовыми актами, подлежат временному хранению в соответствующих архивах.
Какими нормативно-правовыми актами регулируется порядок организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов?
Документы Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету [4, ст. 19]. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства:
– в отношении документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях действует Приказ Росархива №24 от 02.03.2020 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» [20];
– в отношении документов, хранящихся в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях действует Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [16] (далее – Приказ Минкультуры России №526).
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ определяет Приказ Росархива от 01.09.2017 №143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» [19].
Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Документы Архивного фонда РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества архивов, музеев, библиотек, организаций.
Каким образом в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ» регулируются отношения, связанные с доступом к архивным документам и их использованием?
Отношения, связанные с использованием архивных документов, регламентированы нормами, содержащимися главе 6 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» [4]. Для целей указанной регламентации законодатель вводит фигуру пользователя архивными документами, под которым понимает государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Доступ к архивным документам регулируется ст. 24 Закона №125-ФЗ. Согласно Закону, пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается [4, ст. 24]:
– путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
– путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;
– путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.
При этом доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
Необходимо отметить, что доступ к амбулаторным картам и историям болезни пациентов ограничен в соответствии с п. 3 ст. 25 Закона №125-ФЗ: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов» [4, п. 3 ст. 25].
Статьей 26 Закона №125-ФЗ пользователь наделяется правом использования, передачи и распространения информации, содержащейся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом [4, ст. 26].
Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН должны обеспечивать пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.
Кроме того, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивных документов платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.