Печать отчетов
Логично предположить, что все обозначенные выше обстоятельства позволяют формулировать и распечатывать любой отчет. Если раньше для создания отчета и перелопачивания данных требовался отдельный человек, то сегодня это можно сделать одной кнопкой.
Абсолютно любой отчёт можно легко сформировать за считанные секунды, особенно когда набран необходимый набор данных. Нужно только организовать данные внутри массива, что и умеет делать любой алгоритм.
Мы уж не упоминаем про автоматизацию бухгалтерии, о котором уже многократно рассказывалось в самых различных источниках. Там мы имеем дело со стандартным набором отчетов, которые ещё и должны соответствовать требованиям существующего законодательства к форме отчетов. Да ещё и к прочим бедам стоит прибавить постоянное обновление этих форм.
Значит, ещё одно достоинство автоматизированных систем для бизнеса – это возможность формировать отчеты по в различных разрезах и за нужный период времени. Нужно посмотреть рентабельность продаж или динамику продаж за период, себестоимость выпуска или валовую прибыль – пожалуйста, лишь бы все было правильно настроено.
Повышение прозрачности для руководителя бизнеса
Большинство собственников бизнеса и директоров испытывают проблемы с тем, что непонятно куда именно уходят деньги. Непонятно какие направления прибыльные, а какие стоит закрыть. Денег вроде крутится много, а прибыли в итоге нет.
Или другая ситуация. Деньги резко заканчиваются, но вроде много кто вам должен. Но кто именно должен и сколько выявить оперативно невозможно. Контракты в работе есть, а заплатить поставщикам или сотрудникам не чем.
Это огромный массив информации. Если вы когда-либо пытались организовывать какие-либо работы или мероприятия, то вы примерно понимаете, что количество работ, данных и знаний просто не помещаются в голову обычного человека. Нужна тренировка и специфический набор качеств для организации самого себя и возможности всё это крутить. Огромный труд всё свести у себя в голове к общему знаменателю и организовать какое-либо эффективное использование данных.
Работа руководителя – это серьезный и сложный труд. Следует учитывать весь тот винегрет, про который мы только что сказали. Ситуация в двойне усложняется, если нет понимания и упорядочивания происходящего в вашем бизнесе. Тут мы подходим к понятию прозрачности бизнеса для руководителя.
Бизнес можно считать прозрачным в случае, если руководитель в самые сжатые сроки может получить информацию к абсолютно любым данным и на основании этих данных вынести решение. Кроме того, руководитель должен чётко понимать какие именно бизнес-процессы происходят в его организации и в чем появляются затыки.
Вся эта информация также аккумулируется в системе автоматизации. Так, если рассмотреть простейший бизнес-процесс продажи какого-либо изделия, то сведения о шагах стандартного процесса занесены в полном объеме в аналитической системе. Тут можно или сформулировать отчёт, или просто самостоятельно пробежаться по данным.
Предположим, что на линию оператору магазина позвонил клиент. Оператор провёл первичную консультацию и перевел звонок на менеджера. Менеджер проконсультировал клиента в полном объеме и выставил счёт на оплату. Но после этого клиент почему-то пропал с приборов и больше не появлялся, а счёт остался неоплаченным.
Начинаем распутывать этот клубок и в какой-то момент обнаруживаем, что счёт сформировался некорректно, клиент пытался перезванивать оператору, но оператор не подошел к телефону по неясным причинам. Клиент потерян, прибыль отсутствует, заказ отработал ив минус, потому что клиент пришёл по рекламе, которая стоила денег. Стандартный затык.
Если не видеть всю эту цепочку, то руководитель увидит самую простую и стандартную картину: клиент почему-то не вышел на связь, а счёт не оплатил. Легко предположить, что клиент просто решил не оплачивать заказ или нашел более выгодное предложение. Но если забраться в информационно-аналитическую систему, то мы увидим, что клиент отвалился на стадии повторного звонка.
Система автоматизации сохранила все стадии обработки заказа. Мы видим, что клиент звонил одному-другому-третьему. Но дозвониться не смог. Не получилось это сделать потому, что оператор в этот момент отошел на склад, потому что выполняет функции двух сотрудников за одну зарплату, а счёт изначально не сформировался из-за технической ошибки в системе. Обнаружив все эти тонкие моменты, руководитель может совсем иначе обработать обозначенную неудачу.
Это самый простой пример прозрачности бизнеса для руководителя.
Таким образом, прозрачность является ещё одним важнейшим выигрышем от системы автоматизации.
В опыте нашей работы встречалась компания с миллиардным оборотом. Она наверняка для вас знакома, но мы не имеем права написать название. Парадокс в том, что собственник практически не получал никаких дивидендов.
Он заказывал отчёты у своих сотрудников, но они делали их в Execel. Эти отчеты давали весьма противоречивую картину и обнаружить точки убытка было практически невозможно.
Клиент обратился к нам и мы посоветовали вложиться в ERP систему, которую внедряли в общей сумме полтора года. Было это сделано, как говорится, потом и кровью, но в итоге в компании высвободилось до 30% времени у сотрудников, которое получилось пустить в нужное русло. Это значительно повысило рентабельность бизнеса. Кроме того, интегрированная аналитическая система позволила очень быстро выявить точки убытка и превратить их в точки роста. Именно этого не хватало в стандартных Execel отчетах.
Положительные эффекты от автоматизации
Хотя мы уже по сути дела начали расписывать несколько положительных эффектов от автоматизации бизнеса, это были скорее части процесса и мы отмечали их полезность. В этой же главе мы распишем три конкретных преимущества от внедрения системы автоматизации, которые оценит каждый бизнес.
Преимущество 1. Экономический эффект
Не секрет, что бизнес – это процесс зарабатывания денег. Самое главное для бизнесмена прибыль. Он делает всё, чтобы её максимизировать. Ищет лазейки и ходы. Пытается повысить эффективность работы и исключить издержки. Поэтому, экономический эффект для нас очень важен.
Автоматизация бизнеса позволяет получить значительную экономию и повысить размер прибыли. Рассмотрим, как это происходит.
Внедренная система автоматизации гарантированно сократит расходы на работу. Меньше рутинной работы – меньше сотрудников. Меньше сотрудников – меньше зарплаты. Меньше зарплаты – меньше расходов. Меньше расходов – больше экономия и прибыль. Эта шуточная схема неплохо описывает эффект от внедрения системы автоматизации.
Действительно, благодаря системе расчётов некоторые сотрудники будут не нужны. Большая часть работы будет выполняться автоматически. Учёт будет тоже происходить автоматически. Если раньше требовалось 100 человек для обработки стандартной служебной операции, то сейчас потребуется всего 60 человек, которые прекрасно справятся с задачами плечом о плечо с роботами и автоматической системе.
Кроме того, скорость выполнения стандартных операций значительно возрастёт. Если раньше следовало ожидать отчета около недели, то сейчас стандартный отчёт можно будет составить за 2 часа. Если без системы автоматизации следовало проводить инвентаризацию склада в течении недели, то вооружившись терминалом сбора данных подобная процедура займет всего день-два.